Visualización de Datos en Instituciones Educativas Utilizando Microsoft Power BI
General description of the project
El objetivo principal de la ponencia es estimular el interés en el uso de tableros de los miembros de las instituciones educativas que brindan servicios a estudiantes hispanos. Utilizamos el término “dashboard” o tablero para hacer referencia a una herramienta que presenta de manera visual la información. Se puede ver como un resumen de datos recopilados y presentados de una manera que sea fácil de comprender. Los tableros pueden ser diseñados en varios programas, siendo Microsoft Power BI el líder en el mercado de las herramientas de inteligencia de negocios. Los tableros se pueden acceder mediante una computadora, laptop, tableta o dispositivo móvil.
Los beneficios de Power BI en las instituciones educativas es variado. En la Universidad de Puerto Rico en Ponce, se diseñaron más de 70 tableros, los cuales fueron agrupados en varias categorías: matrícula, estudiantes de nuevo ingreso, tasas de retención y graduación, empleados, ayudas económicas, grados conferidos y cursos. En relación al Decanato de Asuntos Académicos, se crearon visualizaciones de datos sobre cursos, secciones, modalidades de enseñanza, matrícula de los programas académicos, entre otros. En el Decanato de Asuntos Estudiantiles, se crearon visualizaciones de datos sobre admisiones, ayudas económicas, grados conferidos, estudiantes en el programa atlético, entre otros. En el Decanato de Administración, las visualizaciones fueron sobre el perfil del personal docente y no docente.
La Oficina de Planificación y Estudios Institucionales diseñó los tableros en Power BI como parte de la transformación en el proceso de divulgación de datos institucionales. Los tableros permiten que personal docente, no docente, estudiantes, personal administrativo, comunidad universitaria, agencias de acreditación y comunidad en general puedan visualizar datos de una manera innovadora y fácil. En los tableros se presentan indicadores relevantes a la Universidad de Puerto Rico en Ponce. Por otro lado, en el Departamento de Ciencias en Computadoras se diseñaron tableros para presentar los resultados del avalúo del aprendizaje estudiantil. Se incluyeron filtros, los cuales ayudan a proveer datos segregados. Algunos filtros son: el año académico, semestre, departamento, programa y género. El uso de filtros nos permite realizar un análisis detallado de los datos.
Technologies
Según las experiencias en la Universidad de Puerto Rico en Ponce, se presentarán los diferentes usos que ha tenido Power BI, incluyendo: (1) presentación de datos institucionales, (2) presentación de resultados de investigaciones, y (3) presentación de resultados de avalúo del aprendizaje estudiantil. El primer uso que se estará discutiendo es la presentación de datos de programas académicos, departamentos o datos institucionales. En segundo lugar, se presentarán ejemplos del uso de Power BI para presentar resultados de investigaciones o estudios institucionales, los cuales permiten tener mayor profundidad en el análisis de los datos por programas académicos, miembros de la facultad y personal de la administración. Los resultados pueden ser presentados en una gran variedad de visualizaciones, utilizando filtros. Esto permite que los programas académicos, directores de departamentos, miembros de la facultad y estudiantes sean partícipes del análisis realizado y puedan utilizar los datos para identificar áreas a mejorar. El tercer ejemplo que se estará presentando es el diseño de tableros con resultados de avalúo del aprendizaje estudiantil. En este ejemplo, se enfatizan las ventajas de su uso para presentar datos y compararlos con resultados previos, permitiendo la toma de decisiones basada en datos.
Explain project results
Power BI permite ser utilizada a nivel local, pero su mayor ventaja es que puede conectar usuarios que se encuentran en diversas partes mediante su acceso a la plataforma en la nube. Los datos que son utilizados para los tableros se acceden de diferentes maneras, siendo SharePoint la seleccionada en la Universidad de Puerto Rico en Ponce. Este acceso en la nube permite que la institución pueda integrar su uso en los programas y cursos presenciales, al igual que aquellos programas y cursos que se estarán ofreciendo en modalidad en línea. Estudiantes y personas de cualquier lugar pueden acceder los tableros.
Por otro lado, Power BI ha permitido que los miembros de la comunidad universitaria tengan acceso a datos que pueden ser utilizados para visualizar cambios a través de varios años, teniendo la oportunidad de ver datos históricos. Los tableros han ayudado a la facultad y a estudiantes en el proceso de recopilación de datos para sus investigaciones, procesos de acreditación, avalúo y planificación institucional. Los datos publicados en el portal oficial de la Oficina de Planificación y Estudios Institucionales son reconocidos como datos confiables, debido a que han sido validados por las oficinas correspondientes. La interacción directa de los usuarios con los tableros y las búsquedas específicas en los datos permiten que se puedan utilizer de referencia en una variedad de actividades académicas.
Why it should be considered best practice?
Power BI es considerado el líder en las herramientas de inteligencia de negocios. Sin embargo, su uso y beneficio no debe ser exclusivamente por empresas que vendan productos, ya que existe una variedad de oportunidades para integrar esta herramienta en un entorno educativo. Los ejemplos que se proponen presentar en la ponencia demuestran que Power BI puede ser una herramienta de gran utilidad en las instituciones educativas que ofrecen servicios a estudiantes hispanos. Desde su uso en investigaciones de estudiantes o facultad, presentación de resultados del avalúo del aprendizaje estudiantil, o la presentación de datos institucionales podemos reconocer que esta herramienta tiene un gran potencial en el ambiente educativo.
El uso de Power BI para la visualización y análisis de datos institucionales ayuda a crear una cultura basada en datos, los cuales deben ser utilizados para la toma de decisiones. Debemos fomentar que se utilice esta tecnología, ya que proveen una información valiosa de una manera innovadora.
Highlights of your proposed presentation
Se han identificado varias ventajas en el uso de los tableros en la Universidad de Puerto Rico en Ponce, luego de este periodo inicial de implementación. Estas ventajas son parte de las lecciones aprendidas en la institución. Los tableros permiten tomar decisiones informadas basadas en datos. La toma de decisiones basada en datos es parte fundamental de la planificación efectiva en una institución. En este proceso deben integrarse todas las oficinas, departamentos y decanatos para que se pueda tener una visión completa de lo que se pretende lograr o mejorar. Otra ventaja es que reducen el tiempo de presentación y análisis de datos. Cuando necesitamos ver tendencias en los datos, cómo han cambiado o cómo comparan un año con otro, los tableros diseñados reducen significativamente este tiempo. Además, proveen apoyo a los programas académicos que están en el proceso de acreditación con agencias profesionales, ya que las visualizaciones añaden valor a las evidencias que son solicitadas por las agencias de acreditación profesional.
Finalmente, aunque se han señalado varias lecciones aprendidas, es importante mencionar que el personal que utilice la herramienta para la creación de tableros debe recibir adiestramiento. El proceso de mantenimiento y actualización de datos puede ser considerado simple. La parte que requiere mayor análisis es el diseño inicial del tablero, ya que las visualizaciones de los tableros van a depender de los datos y la manera en la que se recopilan. Al igual que en todas las tecnologías emergentes, Power BI requiere de conocimiento y destrezas que deben ser desarrolladas y puestas en práctica.
The Evaluation Committee will evaluate submitted proposals based on the following criteria. Each area will be rated on a scale from 1 to 7 (1= non-satisfactory; 7 =outstanding), for a maximum of 63 points.